WhatsApp Business API: qué es, cuánto cuesta y cómo usarla en hostelería

La app de WhatsApp Business se queda corta el día en que el móvil del local ya no da abasto: varias personas contestando desde el mismo número, reservas que hay que pasar a mano al sistema y recordatorios que nadie tiene tiempo de enviar. A partir de ahí, lo que necesitas es la API de WhatsApp Business.

En esta guía te explicamos qué es exactamente, en qué se diferencia de la app, cómo cobra Meta desde que cambió su modelo de precios en julio de 2025 y qué pasos hay que dar para tenerla funcionando en un restaurante, un hotel o un camping.

La API de WhatsApp Business —Meta la llama WhatsApp Business Platform— es la forma de conectar el WhatsApp de tu negocio con otro software. No es una aplicación que se descarga: es la puerta por la que un sistema de reservas, un CRM o un agente de IA envía y recibe mensajes desde tu número.

La infraestructura la aloja Meta (la versión actual se llama Cloud API), y el acceso se organiza alrededor de una WhatsApp Business Account, o WABA: la cuenta oficial que agrupa tus números, tus plantillas y tu facturación. Si quieres el detalle de cada pieza, lo tienes en qué es una WABA.

La diferencia práctica con la app es sencilla: la app es una herramienta para que una persona conteste desde un móvil; la API es para que el WhatsApp de tu negocio funcione solo, conectado al resto de tus sistemas.

No todos los negocios necesitan la API. La app gratuita es suficiente cuando:

• Recibes pocos mensajes al día y los contesta siempre la misma persona.
• No te importa pasar las reservas a mano a tu sistema.
• Te basta con un mensaje de bienvenida y uno de ausencia para los momentos en que no puedes contestar.

La API empieza a compensar cuando:

• Varias personas tienen que atender el mismo número a la vez.
• Quieres que las reservas que entran por WhatsApp acaben en tu sistema sin copiarlas.
• Necesitas enviar confirmaciones y recordatorios automáticos para reducir los no-shows.
• Quieres que alguien —o algo— conteste a las once de la noche y en pleno servicio.
• Quieres lanzar campañas de WhatsApp a tu base de clientes y medir cuántas reservas generan.

En hostelería el punto de inflexión suele llegar antes de lo que parece, porque los mensajes se concentran justo en las horas en que el equipo no puede mirar el móvil.

Desde el 1 de julio de 2025, Meta cobra por mensaje, no por conversación como hacía antes. Y solo cobra un tipo de mensaje: las plantillas que se entregan, es decir, los mensajes que tu negocio inicia con un texto aprobado previamente. El precio depende de tres cosas: la categoría de la plantilla, el país del número que la recibe y, en algunas categorías, el volumen que envías al mes.

Las categorías son cuatro:

Así se traduce el modelo a un día normal de un restaurante:

• Un cliente escribe a las 18:00 para pedir mesa para el sábado. Gratis: todo lo que le contestes en las 24 horas siguientes es servicio.
• Le confirmas la reserva en esa misma conversación. Gratis, aunque uses una plantilla de utilidad, porque la ventana sigue abierta.
• El viernes le envías un recordatorio. La ventana ya se ha cerrado, así que es una plantilla de utilidad de pago.
• Un mes después le mandas el menú de temporada. Plantilla de marketing, de pago.

Hay una excepción que conviene conocer: si el cliente te escribe desde un anuncio de Facebook o Instagram que abre WhatsApp, Meta deja 72 horas en las que todos los mensajes son gratis, plantillas incluidas.

Las tarifas por país y categoría las publica Meta en su tabla de precios, y solo las cambia el primer día de cada trimestre. A eso se suma lo que cobre el proveedor que te dé acceso a la API, que es donde de verdad cambian las cuentas de una empresa a otra.

Con la API no puedes escribir lo que quieras a quien quieras. Para iniciar una conversación, o para escribir fuera de la ventana de 24 horas, necesitas una plantilla aprobada por Meta, con su categoría y, si quieres, variables como el nombre del cliente, la fecha o la hora de la reserva.

Esto protege a los clientes del spam y, de rebote, a tu número: si muchos destinatarios bloquean o denuncian tus mensajes, Meta baja la calidad de tu cuenta y te limita los envíos. Por eso la plantilla tiene que ser útil, clara y enviarse solo a quien ha aceptado recibirla.

Qué tipos de plantilla le sirven a un restaurante, con ejemplos, está en tipos de plantillas de WhatsApp.

Meta no deja que una cuenta nueva envíe miles de mensajes el primer día. Un negocio recién creado puede iniciar conversaciones con 250 personas distintas cada 24 horas. A partir de ahí los límites suben por escalones: 2.000, 10.000, 100.000 y sin límite.

El primer salto, de 250 a 2.000, se consigue sobre todo verificando el negocio en Meta. Los siguientes llegan solos si tus mensajes tienen buena calidad y usas al menos la mitad de tu límite actual. Los límites se aplican a toda la cartera de tu empresa en Meta, no a cada número por separado.

Para un restaurante que confirma y recuerda sus propias reservas, 250 suele bastar al principio. Para una campaña a toda la base de clientes, no.

Los pasos son siempre los mismos, lo haga tu equipo o un proveedor:

• Una cartera empresarial en Meta (el antiguo Business Manager), que es de donde cuelga todo.
• Un número de teléfono para la API. Lo más sencillo es uno dedicado: Meta permite usar el mismo número en la app y en la API (lo llama coexistencia), pero no está disponible en todos los países, y en la Unión Europea conviene confirmarlo antes con el proveedor.
• La verificación del negocio, con los datos y documentos de la empresa.
• El nombre visible, que Meta revisa antes de aprobarlo.
• Un proveedor o un desarrollo propio. Integrarse directamente con la Cloud API exige programar; lo habitual en hostelería es hacerlo a través de un proveedor que ya trae la herramienta encima.
• El consentimiento de tus clientes para escribirles, recogido de forma clara y conforme al RGPD.

La API en sí no hace nada: es la conexión. Lo que cambia el día a día es lo que pones encima. En hostelería, tres cosas:

• Atender: en un restaurante, un agente de IA de WhatsApp que entiende lo que escribe el cliente, consulta disponibilidad, hace la reserva y pasa a una persona lo que necesita a una persona. Cómo funciona un chatbot de WhatsApp y en qué se diferencia de uno de botones lo explicamos aparte.
• Confirmar y recordar: mensajes automáticos de confirmación y recordatorio por cada reserva, sin que nadie del equipo los escriba.
• Vender: campañas de WhatsApp a tus propios clientes para llenar días flojos o anunciar un menú, con entregas, lecturas y reservas medidas. Hay ejemplos reales para inspirarse.

Con Bookline, la WABA, la verificación del número y la aprobación de las plantillas las montamos nosotros. En un restaurante, el agente y las campañas salen del mismo número.