Crear una campaña de WhatsApp para hostelería no requiere conocimientos técnicos avanzados, pero sí un proceso ordenado. Hay que definir el objetivo, preparar la base de contactos, crear y aprobar las plantillas de mensaje, segmentar el envío y medir el resultado. Esta guía explica cada paso con el nivel de detalle que necesita alguien que lo hace por primera vez.
Paso 1: Define el objetivo de la campaña
Antes de escribir ningún mensaje, necesitas saber qué quieres conseguir. El objetivo determina todo lo demás: el segmento de clientes al que se envía, el contenido del mensaje, el momento del envío y la métrica con la que vas a medir el resultado.
Los objetivos más comunes en hostelería son: recuperar reservas perdidas, promover un menú o evento específico, reactivar clientes que no han vuelto en un tiempo definido, llenar fechas de baja ocupación, o solicitar reseñas post-visita. No intentes hacer varias cosas con el mismo mensaje. Una campaña, un objetivo.
Paso 2: Crea las plantillas de mensaje
WhatsApp exige que las comunicaciones de marketing salientes usen plantillas previamente aprobadas por Meta. Una plantilla es un texto con partes fijas y partes variables que se personalizan para cada destinatario.
Ejemplo de plantilla para una campaña de menú de temporada: 'Hola {{nombre}}, este mes en {{nombrerestaurante}} hemos lanzado nuestro menú de otoño con los mejores productos de temporada. Disponible hasta el 30 de noviembre. ¿Te apetece reservar? {{enlacereserva}}'
El proceso de aprobación de plantillas tarda normalmente entre 24 y 72 horas. Meta puede rechazar plantillas que incluyan promesas de descuento excesivas, lenguaje spam, o que no cumplan sus estándares de comunicación empresarial.
Paso 3: Segmenta el envío
No envíes la misma campaña a toda tu base de datos. La segmentación mejora los resultados porque el mensaje llega a personas para las que es relevante. Los criterios de segmentación más útiles en hostelería son: fecha de última visita, número de visitas, tipo de visita (pareja, familia, grupo), y preferencias declaradas.
Paso 4: Define el timing del envío
Para restaurantes, los mejores resultados se obtienen con envíos entre martes y jueves, entre las 10:00 y las 13:00. Los lunes tienen tasas más bajas porque los clientes están en modo de trabajo. Los viernes y sábados tienen buena apertura pero baja conversión porque el cliente ya tiene planes para el fin de semana inmediato.
Paso 5: Lanza y monitoriza
Las métricas que debes seguir son: número de mensajes enviados, tasa de entrega, tasa de apertura, tasa de respuesta, y número de reservas generadas. Si la tasa de apertura es inferior al 60 %, revisa el timing y el contenido del mensaje.
Paso 6: Aprende y optimiza
Cada campaña genera datos que permiten mejorar la siguiente. Guarda un registro con los resultados de cada campaña (fecha, objetivo, segmento, métricas) para poder comparar y detectar patrones. Con tres o cuatro campañas de experiencia ya puedes tener un criterio sólido sobre lo que funciona para tu establecimiento específico.